مع نمو الإقتصاد العالمي وظهور التكنولوجيا الحديثة أصبحت هناك العديد من المجالات المتاحة التي فتحت بدورها فرص وظيفية عديدة، لذلك أصبح الحمل ثقيلا جدا علي أصحاب الشركات والموظفين المعنيين بتعيين الموظفين الجدد، لذلك ظهرت برامج ATS.
ما هي تقنية ATS ؟
هي برامج تعتمد علي فلترة السير الذاتية وتقييمها وفقا للدور الوظيفي المطلوب لكل وظيفة لإختيار أفضل المتقدمين، بالفعل وفرت تلك البرامج الوقت والجهد في اختيار الموظفين الجدد وتعيينهم إلا أنها وللأسف بالرغم من كل التطورات والتحديثات التي تُجري عليها تقوم تهتم أكثر باستبعاد السير الذاتية للمتقدمين للوظائف أكثر من اختيار أفضل المتقدمين منها، لذلك ربما تجد أحدهم ملائم جدا لوظيفة ما إلا إنه لاينجح في الوصول للخطوة التالية بعد إرسال السيرة الذاتية الخاصة به للشركة، والسبب هو أنه يستخدم سيرة ذاتية لاتتفق مع القواعد الصارمة التي تضعها تلك البرامج أثناء اختيار السير الذاتية المتوافقة مع قواعدها.
وتعتمد حاليًا العديد من شركات ومؤسسات العمل الكبيرة منها والصغيرة على هذا النظام من أجل إتمام عمليات التوظيف خاصتها، وكان لأنظمة الـ ATS تأثير إيجابي كبير على سرعة عملية التوظيف، ولكن كان هناك ضريبة لهذا الأمر؛ فأصبح مقدمي طلبات التوظيف الباحثين عن عمل لزاماً عليهم معرفه كيفية عمل تلك الأنظمة لأن الذي يتحكم في وصول السيرة الذاتية المرسلة منهم للمؤسسة التي يسعون للالتحاق بها هو برنامج، لذا فعبور هذا البرنامج للوصول إلى مسؤولي التوظيف بالمؤسسة يتطلب معرفة محددة بكيفية عمله سنوضحها لكم بالفقرات التالية.
كيف يعمل نظام تتبع مقدمي طلبات التوظيف ATS ؟
هذا البرنامَج يبدأ عمله منذ بدء تلقي طلبات التوظيف، ومن ثم الاعتماد على المعلومات التي قد تم تزويده بها لتنقيح تلك الطلبات، فيعتمد في هذا الأمر على كلمات مفتاحية – Keywords – وبيانات تجعله يقوم بترتيب السير الذاتية (سيفيهات) المرسلة من الأعلى احتمالية للقبول للأقل، وأخيراً المرفوض أصلاً لكونه خارج نطاق اهتمام مسؤولي التوظيف.
لذا فيجب أن تكون السيرة الذاتية المرسلة معدلة – optimized – لتتوافق مع لوغاريتم عمل نظام الـ ATS كي يصل لمسؤولي التوظيف من الأساس.
ويعتمد نظام تتبع المتقدمين إلى الوظائف ATS على منهجية مُحددة بآليات من أجل تنفيذ كافة مراحل عملية التوظيف بدقة وبشكل صحيح، ومساعدة أصحاب الشركات وأرباب المهن على اختيار الموظف المناسب بدرجة أكبر إلى الوظيفة المتقدم إليها وبطريقة أكثر سرعة ودقة في الوقت ذاته.
فيتم جمع وتحليل الطلبات وتخزينها وترتيبها وفقًا للاعدادات المسبقة للبرنامج؛ والتي يقوم المسؤولين بتزويده بها سواء من خلال قاعدة البيانات الخاصة بالشركة أو المؤسسة وما تبحث عنه في الموظفين الجُدد لأي وظيفة، أو من خلال الإدارة الطالبة للموظفين، ومن هنا لا يقوم أرباب العمل ومسؤولي التوظيف سوى بـِ مجموعة بسيطة من الخطوات التي تتطلب تدخل العنصر البشري من اجل إتمام مراحل التوظيف النهائية، ويأتي ذلك على النحو التالي:
1- إدخال الكلمات المفتاحية الرئيسية الخاصة بالوظيفة :
إن تصفية طلبات التوظيف تُعد إحدى أشهر طرق الاختيار والمفاضلة بين المتقدمين إلى أي وظيفة، وهي بطبيعة الحال عملية مُرهقة عند القيام بها يدويًا، ولذلك يتم توفيرها عبر نظام تتبع مقدمي طلبات الوظائف الرقمي، وكما ذكرنا؛ يتم هنا إدخال بعض الكلمات المفتاحية الرئيسية إلى البرنامَج من أجل تصفية الملفات التي تحتوي عليها فقط.
وعلى سبيل المثال: إذا كان مسؤول التوظيف معني بالبحث عن (وظيفة: مدير شبكات – Network Administrator) على أن يكون لديه خبرة تزيد عن الـ 8 سنوات وحاصل على شهادة CCNA و CCNP من CISCO والـ MCSE من ’Microsoft ؛ فهنا يتم إدخال كلمات مفتاحية رئيسية مثل (Network Admin، MCSE، CCNA و 8+ Experience) وهكذا ؛ ومن ثم يتم عزل كافة السير الذاتية التي لا تحتوي على هذه الكلمات، وترتيب التي تحتوي على أكبر قدر من التوافق مع متطلبات الوظيفة – Matched – من الأعلى للأقل.
ملحوظة: من أجل جعل سيرتك الذاتية متوافقة قدر الإمكان مع متطلبات الوظيفة، قم بدراسة الوصف الوظيفي باعلان التوظيف جيداً واستخلص منه أهم الكلمات المفتاحية التي سوف تستهدفها، على أن تقوم بتعديلات بالسيرة الذاتية للتوافق مع هذه المتطلبات.
2- فحص نتائج خاصية الترتيب التلقائي :
تقوم أنظمة تتبع مقدمي طلبات التوظيف بـِ شكل تلقائي بتحميل ملفات السيرة الذاتية المرسلة عبر الإيميل ووضعها بمكان محدد بالخادم، ثم عمل مقارنة بين السيرة الذاتية للمتقدمين وبين متطلبات الوظيفة المزود بها.
عبر هذه الخاصية؛ يتم تصنيف كل متقدم بناءً على مدى جودة سيرته الذاتية وتوافقها بشكل أكبر مع متطلبات الوظيفة، وعلى هذا؛ فإن مسؤول التوظيف هنا لن يلتفت سوى إلى الطلبات التي تأتي في مقدمة هذا التصنيف.
وتساعد تلك الأنظمة أرباب العمل على فحص السير الذاتية الخاصة بالأفراد ذات التطابق الأكبر مع الوظيفة فقط مباشرةً دون الحاجة إلى فحص آلاف طلبات التوظيف وملفات السي في التي تصلهم عند الإعلان عن أي وظيفة جديدة.
3- استعراض طلبات التوظيف المنتقاة عبر ATS :
يقوم مسؤولي التوظيف بإلقاء نِّظْرة على كل طلب توظيف يأتي عبر نظام ATS، حيث يتم بشكل سريع التعرف على النِّقَاط البارزة في السيرة الذاتية للمتقدم مثل المؤهلات والمهارات والمسميات الوظيفية التي شغلها والشركات التي قد عمل بها، ومن ثم تحديد ما إذا كان المتقدم مؤهل للوصول إلى الخطوة التالية باجراء مقابلة شخصية معه من عدمه، وفي غالب الأمر لا يستغرق مسؤولي التوظيف أكثر من 6 ثوان في مطالعة السيرة الذاتية الواحدة، على أن تكون عملية الاختيار والمفاضلة بين المترشحين للوظيفة محصورة بين عدد قليل من الأفراد، وعلى هذا تكون عملية الاختيار النهائية أكثر سهولة.
الجدير بالذكر أنه عندما يقوم مسؤول التوظيف بعمل قبول (Approve) للمتقدم يتم نقله من قِبَل الـ ATS بشكل تلقائي إلى مكان مخصص للسير الذاتية المقبولة على أن يقوم النظام بانشاء ملف (Application) لكل شخص تم قبوله به أهم المعلومات عنه وجهات الاتصال معه يستخلصها من ملفات السيرة الذاتية بشكل آلي، كما يمكن برمجته لارسال إيميل بشكل آلي سواء بالرفض للمتقدمين الذين تم رفض طلباتهم، أو بالقبول والانتقال للمرحلة للتالية للمقبولين.
ما القواعد التي يجب إتخاذها عن كتابة CV متوافق مع برامج ATS ؟
لذلك فإن من الأشياء الهامة التي ينبغي أن تأخذها باعتبارك عند التقديم علي أي وظيفة معروضة خصوصا لو كانت عن طريق « Online Application » أو وظيفة في شركة كبيرة أن تكتب CV متوافق مع برامج ATS، وذلك عبر بعض القواعد و الكلمات الدلالية « Key Words » التي تستخدمها تلك البرامج لفلترة السير الذاتية، في البداية عليك أن تتجنب استخدام تلك النقاط في السيرة الذاتية الخاصة بك لضمان عدم استبعادها، وهي :
1) الخطوط العرضية
2) الخطوط الطولية
3) الجداول
4) الرسوم البيانية
5) الصور والشعارات
6) الرموز مثل ®️
7) الأيقونات
8) الخطوط المائلة italic
9) الخط الأبيض علي خلفية سوداء
10) استخدام أنواع خطوط مختلفة مع بعض
11) استخدام ألوان مختلفة
12) اللينكات Hyperlinks
13) وضع خط تحت الكلمات Underlines
14) اسخدام خط حجمه أقل من 11
15) لاتستخدم صيغة pdf إلا إذا وجدتها من ضمن صيغ الملفات المدعومة واستخدم صيغة word.